Chi phí thuê kho là gì và bao gồm những gì?

Dự trù chi phí thuê kho là bước cần thiết giúp seller chủ động ngân sách khi lựa chọn dịch vụ thuê kho. Tuy vậy, sự khác biệt về đơn vị tính phí, phạm vi hỗ trợ và các khoản phụ thu có thể khiến việc đối chiếu báo giá trở nên phức tạp. Trong bài viết này, Gia Hân Fulfillment sẽ giúp người đọc tìm hiểu các hạng mục chi phí thường gặp và những yếu tố tác động đến tổng ngân sách, từ đó có cơ sở lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Chi phí thuê kho là gì?

Chi phí thuê kho là khoản tiền doanh nghiệp thanh toán để sử dụng không gian bảo quản hàng hóa, máy móc hoặc nguyên vật liệu trong thời hạn đã thỏa thuận. Khi lựa chọn dịch vụ thuê kho, mức phí có thể được tính cố định hoặc thay đổi theo diện tích sử dụng, lượng hàng lưu trữ và các điều khoản trong hợp đồng.

Tùy vào thỏa thuận với đơn vị cung cấp, doanh nghiệp có thể thanh toán theo tháng, theo quý hoặc theo kỳ hạn khác. Vì vậy, việc xác định rõ cách tính phí và lịch thanh toán giúp doanh nghiệp chủ động lập ngân sách, phân bổ nguồn vốn cho hoạt động lưu kho.

Bên cạnh tác động đến ngân sách vận hành, chi phí thuê kho còn là cơ sở để doanh nghiệp cân nhắc mở rộng hoặc thu hẹp quy mô lưu trữ. Quản lý tốt khoản chi này giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hiệu quả và linh hoạt điều chỉnh kế hoạch khi nhu cầu thị trường thay đổi.

Chi phí thuê kho gồm những khoản nào cần dự tính?

Để dự trù chi phí thuê kho, seller cần xem xét cả khoản tiền lưu trữ hàng hóa lẫn phí xử lý hàng trong quá trình vận hành. Nếu chỉ đối chiếu đơn giá lưu kho, người bán có thể chưa đánh giá đầy đủ ngân sách cần chi trả. Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ thuê kho có cách xây dựng báo giá riêng, tùy theo phạm vi công việc, phương thức quản lý và các tiện ích đi kèm.

Việc tách rõ từng hạng mục giúp seller dễ so sánh báo giá, kiểm soát khoản phát sinh và lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Hai nhóm chi phí cần xem xét gồm phí lưu kho và phí vận hành kho.

Phí lưu kho

Đây là khoản tiền dành cho việc sử dụng không gian bảo quản hàng hóa trong thời gian thỏa thuận. Cách tính phí phụ thuộc vào đơn vị cung cấp, đặc điểm sản phẩm và hình thức bố trí hàng trong kho.

Các đơn vị tính thường gặp gồm:

• Theo pallet: Tính dựa trên số vị trí pallet sử dụng, phù hợp với hàng được xếp trên pallet để lưu trữ.

• Theo mét khối (m³): Căn cứ vào thể tích hàng hóa chiếm dụng, thường được áp dụng khi cần tính phí theo dung tích lưu trữ.

• Theo mét vuông (m²): Dựa trên diện tích mặt bằng sử dụng, phù hợp với hàng cồng kềnh hoặc cần khu vực bố trí riêng.

• Theo SKU: Một số đơn vị áp dụng phí theo số mã sản phẩm cần lưu trữ hoặc quản lý; seller nên kiểm tra cách tính cụ thể trong báo giá.

Ngoài đơn vị tính, thời gian lưu hàng, lượng tồn kho và yêu cầu bảo quản cũng có thể ảnh hưởng đến mức phí. Khi lựa chọn dịch vụ thuê kho, seller nên làm rõ các yếu tố này để dự toán sát nhu cầu thực tế.

Phí vận hành kho

Trong quá trình hàng hóa được tiếp nhận, xử lý và bàn giao, seller có thể phải thanh toán thêm phí cho từng công đoạn. Với mô hình thuê kho kết hợp xử lý đơn hàng, nhóm phí này là phần cần tính đến khi xác định tổng chi phí thuê kho.

Những hạng mục thường xuất hiện trong báo giá bao gồm:

• Phí nhập kho: Tiếp nhận lô hàng và cập nhật thông tin nhập kho lên hệ thống.

• Phí kiểm đếm: Kiểm tra số lượng, đối chiếu chứng từ và ghi nhận tình trạng hàng hóa.

• Phí Pick & Pack: Lấy đúng sản phẩm theo đơn và thực hiện đóng gói để chuẩn bị giao hàng.

• Phí đóng gói bổ sung: Tính cho vật tư hoặc yêu cầu đóng gói riêng nếu chưa nằm trong gói Pick & Pack.

• Phí dán nhãn: Gắn mã vạch, tem sản phẩm hoặc nhãn phục vụ vận chuyển.

• Phí xuất kho: Xử lý thủ tục xuất và bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

• Phí xử lý hàng hoàn: Tiếp nhận hàng trả về, kiểm tra, phân loại và cập nhật lại tồn kho.

Chẳng hạn, một shop mỹ phẩm bán hàng online sang Mỹ xử lý khoảng 200 đơn mỗi ngày sẽ sử dụng các công đoạn lấy hàng, đóng gói và bàn giao thường xuyên hơn một đơn vị chủ yếu lưu hàng để phân phối sỉ. Vì vậy, phí xử lý đơn có thể chiếm phần đáng kể trong ngân sách thuê kho của shop.

Để tránh tính trùng hoặc bỏ sót chi phí, seller nên yêu cầu nhà cung cấp làm rõ hạng mục đã bao gồm trong gói dịch vụ, hạng mục tính riêng và điều kiện áp dụng phụ phí.

Xem thêm: Fulfillment cho seller mới là gì? Cách triển khai bán hàng hiệu quả Tại đây

Chi phí thuê kho của seller phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Để dự toán chi phí thuê kho sát với thực tế, seller cần xem xét đặc điểm sản phẩm, thời gian lưu trữ và khối lượng công việc tại kho. Đây cũng là những căn cứ giúp người bán so sánh báo giá và lựa chọn dịch vụ thuê kho phù hợp với quy mô kinh doanh.

Trước hết, kích thước hàng hóa và số lượng mã sản phẩm (SKU) quyết định nhu cầu bố trí không gian cũng như mức độ phức tạp khi quản lý tồn kho. Hàng cồng kềnh thường chiếm nhiều diện tích, trong khi danh mục nhiều SKU đòi hỏi việc phân loại, sắp xếp và lấy hàng chi tiết hơn. Những yêu cầu này có thể làm tăng phí lưu trữ và xử lý hàng hóa.

Thời gian hàng nằm trong kho cũng ảnh hưởng đến tổng ngân sách. Với cách tính phí theo thời gian sử dụng, hàng lưu càng lâu thì khoản tiền tích lũy càng lớn. Seller duy trì tốc độ bán hàng ổn định và luân chuyển tồn kho hợp lý có thể hạn chế hàng tồn kéo dài, từ đó kiểm soát chi phí tốt hơn.

Ngoài ra, số đơn cần xử lý mỗi ngày tác động đến phí lấy hàng, đóng gói và xuất kho. Vào các đợt bán hàng cao điểm như 9.9, 11.11 hoặc cuối năm, sản lượng đơn và nhu cầu bổ sung hàng có thể tăng đồng thời. Vì vậy, seller nên kiểm tra chính sách phụ phí, mức phí theo sản lượng và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp để chủ động cân đối chi phí thuê kho.

Khi nào seller nên sử dụng dịch vụ thuê kho?

Khi việc lưu trữ hàng hóa và xử lý đơn bắt đầu gây áp lực lên hoạt động kinh doanh, seller nên đánh giá khả năng sử dụng dịch vụ thuê kho. Quyết định này cần dựa trên nhu cầu thực tế và mức độ hỗ trợ của nhà cung cấp. Để xác định chi phí thuê kho có phù hợp hay không, người bán nên đối chiếu với tổng ngân sách tự vận hành, bao gồm mặt bằng, nhân sự, thiết bị và hệ thống quản lý.

Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy seller có thể cần đến giải pháp này:

• Đội ngũ hiện tại khó đáp ứng lượng đơn: Đơn hàng tăng liên tục khiến khâu lấy hàng, đóng gói và bàn giao bị quá tải, kéo theo nguy cơ giao chậm hoặc nhầm sản phẩm.

• Tồn kho giữa các kênh thiếu đồng bộ: Khi bán hàng online sang nước ngoài, seller dễ gặp tình trạng lệch số liệu hoặc nhận đơn vượt quá lượng hàng sẵn có. Nhà cung cấp có hệ thống kết nối phù hợp có thể hỗ trợ quản lý tập trung.

• Khó duy trì nhân sự kho ổn định: Việc thường xuyên tuyển người, đào tạo và bố trí ca làm tiêu tốn nguồn lực, đặc biệt vào những đợt cao điểm.

• Có kế hoạch phục vụ thêm khu vực mới: Mở rộng thị trường đòi hỏi vị trí lưu hàng và năng lực xử lý đơn phù hợp để đáp ứng nhu cầu giao nhận.

• Công việc vận hành chiếm quá nhiều thời gian: Nếu kiểm kê, đóng gói và xử lý hàng hóa khiến seller khó tập trung vào bán hàng, việc thuê ngoài các công đoạn này có thể giúp phân bổ lại nguồn lực cho marketing và phát triển sản phẩm.

Trước khi lựa chọn, seller nên kiểm tra phạm vi công việc trong báo giá. Dịch vụ chỉ cung cấp không gian lưu trữ sẽ khác với gói có thêm quản lý tồn kho, đóng gói và xử lý đơn; sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê kho và hiệu quả sử dụng.

Tối ưu chi phí thuê kho với dịch vụ Fulfillment của Gia Hân Holdings

Để kiểm soát chi phí thuê kho, seller cần cân nhắc cả nhu cầu lưu trữ lẫn các công đoạn xử lý đơn hàng. Lựa chọn dịch vụ thuê kho có phạm vi hỗ trợ phù hợp sẽ giúp người bán chủ động phân bổ ngân sách và giảm áp lực quản lý khi mở rộng kinh doanh.

Gia Hân Fulfillment cung cấp giải pháp hỗ trợ vận hành thương mại điện tử cho seller quốc tế, với các hạng mục:

• Nhập kho, lưu kho và quản lý tồn: Tiếp nhận hàng hóa, lưu trữ và theo dõi số lượng tồn kho.

• Telesales: Hỗ trợ hoạt động bán hàng qua điện thoại.

• Xử lý đơn hàng: Lấy hàng theo đơn (pick & pack) và đóng gói trước khi giao.

• Giao hàng nội địa tại Mỹ và Canada: Kết hợp hỗ trợ thu hộ COD.

• Theo dõi đơn và đối soát COD: Hỗ trợ kiểm soát tình trạng giao hàng và đối chiếu khoản thu hộ.

Nếu sellers đang tìm phương án lưu kho kết hợp xử lý đơn tại Mỹ, Canada, Úc, EU,..., hãy liên hệ Gia Hân Fulfillment để được tư vấn phạm vi dịch vụ và báo giá theo nhu cầu thực tế. Việc làm rõ từng hạng mục ngay từ đầu giúp seller dự trù chi phí thuê kho đầy đủ hơn và lựa chọn giải pháp phù hợp với kế hoạch phát triển.

Mong rằng những thông tin trên đã giúp các sellers hiểu rõ chi phí thuê kho, các khoản phí cần dự trù và những yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách vận hành. Khi lựa chọn dịch vụ thuê kho, seller nên cân nhắc nhu cầu lưu trữ, sản lượng đơn hàng và phạm vi hỗ trợ để tìm được phương án phù hợp với quy mô kinh doanh. 

Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về dịch vụ Pick and Pack Fulfillment Tại đây