Thứ Ba, 29/04/2025

Những sai lầm khi gửi hàng nước ngoài mà doanh nghiệp Việt cần biết

Gửi hàng nước ngoài là hoạt động thiết yếu đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, xuất khẩu, hoặc vận hành chuỗi cung ứng toàn cầu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ toàn bộ quy trình, dẫn đến nhiều sai sót không đáng có. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện 7 sai lầm phổ biến khi gửi hàng nước ngoài, giải đáp thắc mắc về việc có nên chọn gửi hàng nước ngoài giá rẻ, và giới thiệu một dịch vụ gửi hàng nước ngoài đáng tin cậy cho các doanh nghiệp Việt đang mở rộng thị trường toàn cầu.

7 sai lầm khi gửi hàng nước ngoài mà doanh nghiệp Việt nên biết

Quy trình gửi hàng ra nước ngoài đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chính xác và hiểu biết về vận chuyển quốc tế. Tuy nhiên, nhiều người tiêu dùng vẫn vô tình mắc phải các sai lầm tưởng như nhỏ nhưng lại gây thiệt hại lớn. Dưới đây là 7 sai lầm thường gặp khi gửi hàng nước ngoài:

Sai lầm 1: Bao bì đóng gói sơ sài, vật liệu không phù hợp

Một trong những lỗi hay gặp nhất khi gửi hàng nước ngoài là khâu đóng gói không đảm bảo. Nhiều doanh nghiệp sử dụng vật liệu có sẵn, bao bì mỏng manh hoặc đóng gói theo cảm tính mà không theo tiêu chuẩn quốc tế. Trong hành trình vận chuyển dài ngày, hàng hóa phải trải qua nhiều lần bốc xếp, trung chuyển nên rất dễ bị méo mó, nứt vỡ, thậm chí ẩm mốc nếu không được đóng gói cẩn thận.

Hệ quả có thể gặp:

Thiệt hại tài chính do hàng bị hư hỏng.
Mất thêm chi phí để đóng gói lại hoặc phải chờ xử lý.
Bị từ chối vận chuyển nếu không đạt yêu cầu từ hãng logistic quốc tế.

Giải pháp khuyến nghị:

Chọn bao bì chuyên dụng theo loại hàng: thùng carton nhiều lớp, túi khí, xốp chống sốc.
Ghi chú rõ ràng “Dễ vỡ” cho các mặt hàng dễ hỏng.
Dán băng keo chắc chắn, lót đầy bên trong để hạn chế xô lệch.

Sai lầm 2: Không đo chính xác kích thước và trọng lượng

Một lỗi khác thường bị xem nhẹ là việc không đo đạc cụ thể kiện hàng. Trong dịch vụ gửi hàng nước ngoài, phí vận chuyển không chỉ tính theo trọng lượng thực mà còn dựa trên trọng lượng thể tích (volumetric weight). Nếu chỉ ước chừng bằng mắt thường, người gửi có thể bị đội phí rất cao.

Rủi ro tiềm ẩn:

Chi phí vượt xa dự toán ban đầu.
Bị từ chối vận chuyển nếu hàng quá cồng kềnh.
Phát sinh chậm trễ trong quá trình giao nhận.

Khuyến nghị:

Sử dụng thiết bị đo chuẩn để xác định chính xác khối lượng và kích thước.
Tính cả trọng lượng thể tích theo công thức quốc tế.
Cung cấp thông tin đầy đủ cho đơn vị vận chuyển.

Sai lầm 3: Gửi hàng trong mùa cao điểm mà không có kế hoạch

Các dịp như Giáng Sinh, Tết Âm lịch, Black Friday... là thời điểm cao trào của ngành logistic. Nếu doanh nghiệp không chủ động lên lịch gửi sớm, kiện hàng có thể bị ùn tắc, trễ hẹn hoặc thậm chí lạc mất trong chuỗi cung ứng.

Cách khắc phục hiệu quả:

Chủ động gửi hàng sớm ít nhất 1–2 tuần trước cao điểm.
Lựa chọn dịch vụ gửi hàng nước ngoài uy tín, có cam kết rõ ràng về thời gian.
Ưu tiên đơn vị có mạng lưới vận chuyển rộng khắp, đảm bảo khả năng xử lý linh hoạt.

Sai lầm 4: Không phân loại và chọn hình thức giao phù hợp

Tùy vào tính chất hàng hóa và yêu cầu thời gian, mỗi đơn hàng cần có hình thức gửi riêng. Tuy nhiên, nhiều người gửi vẫn sử dụng một hình thức vận chuyển tiêu chuẩn cho mọi loại hàng, gây ảnh hưởng lớn tới tiến độ và hiệu quả vận chuyển.

Biện pháp xử lý:

Xác định rõ tính khẩn cấp và giá trị của hàng hóa.
Trao đổi với bên vận chuyển về các lựa chọn như chuyển phát nhanh, giao trong ngày…
Với tài liệu, hàng cần gấp: ưu tiên dịch vụ express dù chi phí cao hơn một chút.

Sai lầm 5: Cứng nhắc khi xử lý đơn hàng khẩn cấp

Không linh hoạt trong khâu xử lý là điểm yếu lớn của nhiều doanh nghiệp khi gửi hàng nước ngoài. Với các đơn hàng yêu cầu giao gấp, áp dụng quy trình như bình thường sẽ dễ gây trễ hẹn, mất khách hoặc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

Giải pháp đề xuất:

Xây dựng quy trình riêng cho đơn khẩn.
Tận dụng các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế có khả năng giao ngay.
Lựa chọn đối tác vận chuyển có khả năng điều phối linh hoạt.

Sai lầm 6: Không mua bảo hiểm cho hàng giá trị cao

Với những món hàng đắt tiền, việc không mua bảo hiểm có thể gây hậu quả nghiêm trọng nếu có sự cố. Nhiều người gửi vẫn chủ quan vì tin tưởng vận chuyển sẽ “an toàn tuyệt đối”.

Giải pháp an toàn:

Luôn mua bảo hiểm cho hàng có giá trị.
Kiểm tra kỹ điều khoản và mức bồi thường trước khi gửi.
Ưu tiên đơn vị có chính sách bảo hiểm minh bạch và phù hợp với giá trị thực tế của từng kiện hàng.

Sai lầm 7: Quản lý đơn hàng theo phương pháp thủ công

Ghi chú tay, gọi điện xác nhận, gửi tin nhắn lẻ tẻ – những cách làm này tuy quen thuộc nhưng tiềm ẩn nguy cơ sai sót cực cao trong vận hành đơn hàng quốc tế.

Cách tiếp cận hiện đại hơn:

Sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng tích hợp: theo dõi trạng thái giao nhận, cập nhật lịch trình.
Kết hợp nền tảng công nghệ của các đơn vị vận chuyển để tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót.
Lựa chọn các dịch vụ gửi hàng nước ngoài có hỗ trợ nền tảng kỹ thuật số toàn diện.

Việc gửi hàng nước ngoài không chỉ cần tiết kiệm mà còn phải an toàn, đúng thời điểm và chuyên nghiệp. Những sai lầm kể trên không chỉ gây thiệt hại về tiền bạc, mà còn ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Có nên gửi hàng nước ngoài giá rẻ?

Việc lựa chọn gửi hàng nước ngoài giá rẻ đang trở thành xu hướng phổ biến của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là với các đơn hàng số lượng nhỏ, tần suất cao hoặc không yêu cầu thời gian giao nhanh. Tuy nhiên, “rẻ” không có nghĩa là có thể bỏ qua chất lượng hay chấp nhận rủi ro trong khâu vận chuyển quốc tế.

Thực tế, mức chi phí thấp hoàn toàn có thể đạt được thông qua việc tối ưu hóa quy trình vận hành, hợp nhất đơn hàng, sử dụng tuyến vận chuyển phù hợp và công nghệ logistics hiện đại – chứ không nhất thiết phải đánh đổi bằng việc cắt giảm dịch vụ.

Điều quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn gửi hàng nước ngoài giá rẻ là phải đánh giá toàn diện các yếu tố sau:

Đơn vị cung cấp dịch vụ gửi hàng nước ngoài có minh bạch về bảng giá hay không? Có thường xuyên phát sinh phụ phí ngoài dự kiến không?
Hệ thống vận hành có tích hợp công nghệ theo dõi đơn hàng theo thời gian thực? Có hỗ trợ khách hàng khi phát sinh sự cố không?
Đối tác có cung cấp các dịch vụ kèm theo như bảo hiểm hàng hóa, hỗ trợ đóng gói, tư vấn khai báo hải quan không?
Quan trọng không kém là uy tín thương hiệu: đối tác có nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng trước đó không?

Một dịch vụ giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể ngân sách mà không phải đánh đổi trải nghiệm vận chuyển. Do đó, gửi hàng nước ngoài với chi phí tối ưu là hoàn toàn khả thi – nếu đi kèm là sự chủ động đánh giá và lựa chọn đối tác chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

Nên lựa chọn dịch vụ gửi hàng nước ngoài nào giữa trăm lựa chọn?

Thị trường hiện nay có vô số đơn vị quảng bá dịch vụ gửi hàng nước ngoài, nhưng không phải nơi nào cũng đủ năng lực để đảm bảo đồng thời bốn yếu tố: tốc độ – chi phí hợp lý – an toàn – minh bạch thông tin. Chính vì thế, việc lựa chọn đúng đối tác là yếu tố sống còn để doanh nghiệp duy trì uy tín và tối ưu vận hành.

Một trong những đơn vị đang nhận được nhiều sự tin tưởng từ cộng đồng doanh nghiệp là Gia Hân Holdings – cái tên nổi bật trong lĩnh vực gửi hàng nước ngoài giá rẻ, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ vượt mong đợi.

Khi lựa chọn Gia Hân, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi thế đáng kể:

Chi phí vận chuyển cạnh tranh: Mức giá cạnh tranh nhất thị trường, không lo chi phí ẩn.
Hỗ trợ từ A đến Z: Khách hàng được tư vấn khai báo hải quan, hỗ trợ đóng gói đúng chuẩn quốc tế.
Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn: Đơn hàng quốc tế có thể đến tay người nhận trong vòng 3–7 ngày.
Bảo đảm an toàn tối đa cho hàng hóa: Kiện hàng được kiểm tra kỹ lưỡng, đóng gói cẩn thận trước khi vận chuyển.
Theo dõi dễ dàng mọi hành trình: Mỗi đơn hàng đều được gắn mã tracking, cập nhật liên tục từ lúc khởi hành đến khi giao tận tay người nhận.
Hỗ trợ khách hàng 24/7: Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp luôn đảm bảo quá trình gửi hàng nước ngoài không gặp gián đoạn.

Với năng lực chuyên sâu trong lĩnh vực logistics quốc tế và sự thấu hiểu nhu cầu của doanh nghiệp Việt, Gia Hân Holdings đã và đang trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho những ai tìm kiếm một dịch vụ gửi hàng nước ngoài uy tín, chi phí hợp lý và đảm bảo chất lượng.

Bài viết đã chỉ ra 7 sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp dễ mắc phải khi gửi hàng nước ngoài. Không chỉ vậy, nội dung còn giúp làm rõ thắc mắc có nên lựa chọn gửi hàng nước ngoài giá rẻ hay không – và nên lựa chọn dịch vụ gửi hàng nước ngoài nào. Nếu người đọc vẫn còn băn khoăn, thắc mắc liên quan đến gửi hàng quốc tế, hãy liên hệ ngay với Gia Hân Holdings.