Hướng dẫn quy đổi cân nặng và tính trọng lượng hàng hóa

Hiểu đúng về trọng lượng hàng hóa và cách quy đổi cân nặng là yếu tố quan trọng giúp người gửi kiểm soát chi phí vận chuyển. Bài viết sẽ hướng dẫn người gửi hàng nguyên tắc tính cước, cách quy đổi tại Gia Hân Holdings và mẹo tối ưu chi phí khi gửi hàng, đặc biệt với các kiện hàng cồng kềnh.

Hiểu đúng về trọng lượng hàng hóa và quy đổi cân nặng

Nhiều người vẫn mặc định rằng trọng lượng hàng hóa thực tế, tức số cân nặng khi cân lên. Chính là cơ sở duy nhất để tính cước vận chuyển. Ví dụ, nếu một kiện hàng nặng 5kg thì sẽ tính phí theo mức 5kg; 15kg thì áp dụng giá ở bậc 15kg. Tuy nhiên, thực tế ngành logistics lại không đơn giản như vậy. Trên thực tế, ngoài yếu tố tải trọng, mỗi phương tiện như xe tải, máy bay hay tàu biển đều bị giới hạn bởi không gian chứa hàng (thể tích), và đây mới chính là lý do khiến các hãng vận chuyển buộc phải áp dụng phương pháp quy đổi cân nặng.

Lấy ví dụ cụ thể: cùng là 70kg, nhưng nếu người gửi vận chuyển 2 khối sắt nhỏ gọn thì chỉ cần một xe tải là đủ. Trong khi đó, nếu là 2 tấm nệm cồng kềnh có cùng trọng lượng, người gửi có thể phải huy động tới 2 xe cùng loại do thể tích chiếm dụng quá lớn. Điều đó cho thấy: nếu chỉ tính phí dựa trên trọng lượng thực mà không tính đến thể tích hàng hóa quy đổi thành trọng lượng tương đương, thì nhà vận chuyển sẽ gặp rủi ro thua lỗ về mặt vận hành.

Vì vậy, để đảm bảo công bằng và tối ưu năng lực vận chuyển, các đơn vị logistics sẽ luôn so sánh giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi từ thể tích, sau đó tính cước dựa trên giá trị nào lớn hơn. Đây là nguyên tắc chuẩn trong ngành vận chuyển hàng không, đường biển lẫn đường bộ. Đặc biệt khi xử lý các lô hàng có kích thước lớn nhưng trọng lượng nhẹ.

Cách Gia Hân Holdings tính trọng lượng hàng hóa và quy đổi cân nặng

Để đảm bảo công bằng và chính xác trong tính cước vận chuyển, Gia Hân Holdings áp dụng quy trình kết hợp giữa trọng lượng hàng hóa thực tế và trọng lượng quy đổi từ thể tích. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Cân trọng lượng thực tế của kiện hàng

Trước tiên, nhân viên sẽ sử dụng cân chuyên dụng để xác định số kilogram thực tế của kiện hàng.

Bước 2: Tính trọng lượng quy đổi từ thể tích

Sau đó, thùng hàng sẽ được đo đầy đủ 3 chiều: Dài × Rộng × Cao (đơn vị cm). Kết quả sẽ được quy đổi sang trọng lượng bằng công thức tiêu chuẩn: Trọng lượng quy đổi (kg) = (Dài × Rộng × Cao) / 5000

Ví dụ: Sản phẩm A nặng 3kg; dài/rộng/cao lần lượt là 25, 50, 40cm. Vậy thì cân nặng quy đổi của sản phẩm A: (25x50x40)/5000 = 10kg.

Bước 3: So sánh để chọn mức cước hợp lý

• Nếu trọng lượng hàng hóa thực tế lớn hơn trọng lượng quy đổi từ thể tích → cước vận chuyển sẽ tính theo trọng lượng thực.

• Ngược lại, nếu quy đổi cân nặng từ thể tích cao hơn → cước sẽ được tính theo mức quy đổi.

Lưu ý:

• Gia Hân Holdings thực hiện giao hàng quốc tế với công thức quy đổi cân nặng tính phí được chia cho 5000, theo công thức đã nêu trên.

• Gia Hân Holdings mặc định tính phí vận chuyển (PVC) theo nguyên tắc quy đổi trên với mọi kiện hàng và không có trách nhiệm thông báo về việc sẽ áp dụng tính PVC theo cân nặng quy đổi hay cân nặng thực tế với mỗi đơn hàng cụ thể.

Đây là cách tính phổ biến trong ngành logistics nhằm đảm bảo sự công bằng giữa các loại hàng nặng và gọn với hàng nhẹ và cồng kềnh. Việc kết hợp cả hai yếu tố giúp tối ưu năng lực vận chuyển và chi phí cho cả hai bên: khách hàng và đơn vị giao nhận.

Mẹo tối ưu trọng lượng hàng hóa và quy đổi cân nặng

Chi phí vận chuyển không chỉ phụ thuộc vào trọng lượng hàng hóa thực tế mà còn bị ảnh hưởng đáng kể bởi trọng lượng quy đổi từ thể tích, đặc biệt với các loại hàng cồng kềnh. Vì vậy, để hạn chế mức phí phát sinh do quy đổi cân nặng, người gửi có thể áp dụng một số giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả dưới đây:

• Tránh gửi các loại hàng có thể tích lớn nhưng khối lượng nhẹ như nệm, gấu bông, túi khí… vì chúng dễ bị tính cước theo trọng lượng quy đổi cao.

• Kết hợp hàng hóa hợp lý bằng cách gửi xen kẽ các mặt hàng chiếm nhiều diện tích với những loại hàng nặng ký như khô cá, khô mực, hải sản khô…, giúp cân bằng khối lượng và tối ưu chi phí.

• Loại bỏ bao bì không cần thiết, nhất là những lớp đóng gói chỉ mang tính thẩm mỹ nhưng khiến kiện hàng trông to hơn, làm tăng thể tích quy đổi không đáng có.

• Sử dụng phương pháp hút chân không cho các loại hàng như quần áo mùa đông, gấu nhồi bông… giúp giảm đáng kể kích thước kiện hàng. Tuy nhiên, cần lưu ý: một số mặt hàng có thể bị biến dạng sau khi hút chân không nên hãy cân nhắc trước khi thực hiện.

Tối ưu cả về kích thước lẫn trọng lượng hàng hóa là cách hiệu quả để người gửi kiểm soát chi phí vận chuyển, đặc biệt trong các tuyến quốc tế thường áp dụng công thức quy đổi cân nặng nghiêm ngặt.

Trên đây là những thông tin quan trọng giúp người đọc hiểu rõ cách tính trọng lượng hàng hóa và áp dụng quy đổi cân nặng trong vận chuyển. Từ nguyên tắc tính cước, công thức quy đổi đến mẹo tối ưu chi phí đều đã được Gia Hân Holdings trình bày cụ thể. Nếu người gửi cần tư vấn gửi hàng đi quốc tế và báo giá chi tiết theo từng lô, hãy liên hệ ngay với Gia Hân Holdings để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.