Hướng dẫn sử dụng Bảng Google Sheets - File vận hành

Nhằm đơn giản hóa quy trình và đảm bảo tính minh bạch, Gia Hân Fulfillment cung cấp một file Google Sheets vận hành tối ưu, nơi tích hợp thông tin từ cả phía khách hàng lẫn phía Gia Hân Fulfillment. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn sử dụng bảng Google Sheets - file vận hành một cách chi tiết, giúp người tiêu dùng chủ động trong từng bước vận hành và tránh những sai sót không đáng có.

Cấu trúc bảng Google Sheets - File vận hành của Gia Hân Fulfillment

Dưới đây là chi tiết các trang tính trong bảng vận hành, mỗi trang được thiết kế phục vụ một mục đích rõ ràng:

1. Vận đơn & Đối soát

Đây là trang quan trọng nhất trong bảng Google Sheets vận hành, nơi chứa toàn bộ thông tin về đơn hàng. Trang này gồm hai phần:

• Phía khách hàng nhập thông tin: Bao gồm tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, số lượng, loại hàng, hình thức giao hàng (COD, giữ tại bưu cục…).

• Phía Gia Hân Fulfillment nhập thông tin: Gồm mã tracking, xác nhận thanh toán, trạng thái quyết toán, ngày gửi hàng…

Theo hướng dẫn sử dụng bảng Google Sheets - file vận hành, khách hàng không được phép điền vào những cột có màu cam – đây là phần do Gia Hân Fulfillment chịu trách nhiệm và chỉ họ mới được cập nhật.

Lưu ý quan trọng:

• Không được chèn/xóa dòng hoặc cột ở giữa bảng. Nếu muốn thêm dòng mới, hãy thêm ở cuối cùng.

• Nếu cần thêm cột, hãy liên hệ Gia Hân Fulfillment hoặc thêm vào cuối bảng rồi báo lại để được đồng bộ.

• Cột Ghi chú/Notes là nơi giao tiếp quan trọng. Những nội dung như đơn gấp, đơn hoãn, đơn hủy, yêu cầu đặc biệt... cần được ghi rõ tại đây.

Ví dụ:

• “Đơn gửi gấp, khách cần nhận trong 2 ngày”

• “Đơn khách đã hẹn lại lịch giao vào thứ 7”

• “Đơn gửi lại do bưu tá không giao thành công”

2. Tồn kho

Sheet này cập nhật trạng thái hàng tồn trong kho, bao gồm:

• Số lượng hàng đang còn

• Nhập xuất hàng theo ngày

• Báo cáo tình trạng hàng hóa

Theo hướng dẫn sử dụng bảng Google Sheets - file vận hành, khách hàng chỉ xem, không được chỉnh sửa bất kỳ dữ liệu nào tại trang này. Tất cả thao tác chỉnh sửa được thực hiện bởi Gia Hân Fulfillment để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

3. Hình ảnh sản phẩm

Một trong những đặc điểm ưu việt của bảng Google Sheets là khả năng lưu trữ hình ảnh trực tiếp. Sheet này dùng để:

• Upload hình ảnh sản phẩm

• Mô tả chi tiết sản phẩm (tên sản phẩm, cách đóng combo…)

• Hướng dẫn kho quốc tế cách đóng gói đúng yêu cầu

Sau khi hàng từ Việt Nam chuyển sang kho quốc tế, khách hàng cần cập nhật hình ảnh tại trang này. Đây là yếu tố bắt buộc giúp đảm bảo đơn hàng được đóng đúng và tránh sai sót trong quá trình giao hàng.

4. Điểm nóng

Sheet “Điểm nóng”, ghi nhận các vấn đề phát sinh trong vận hành như:

• Đơn hàng sai thông tin

• Thanh toán bị treo

• Đơn bị hoàn về nhưng chưa rõ nguyên nhân

• Sự cố kho bãi, chậm xử lý

Hướng dẫn sử dụng bảng Google Sheets - file vận hành khuyến khích khách hàng chủ động điền thông tin khi có sự cố tại sheet “Điểm nóng” để được xử lý sớm nhất bởi bộ phận kho hoặc kế toán quốc tế.

5. Hướng dẫn sử dụng

Sheet Chính sách vận hành dành riêng cho khách hàng, nơi ghi rõ:

• Chính sách vận chuyển

• Quy trình cập nhật dữ liệu

• Phân định công việc giữa khách và Gia Hân Fulfillment

Người tiêu dùng nên đọc kỹ trang này trước khi sử dụng để tránh các lỗi cơ bản như nhập nhầm cột, ghi sai thông tin hay vi phạm nguyên tắc vận hành.

Các nguyên tắc khi sử dụng bảng Google Sheets vận hành

Không chỉnh sửa cột của Gia Hân Fulfillment

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất được nhấn mạnh nhiều lần trong hướng dẫn sử dụng bảng Google Sheets - file vận hành. Các cột có màu cam do Gia Hân Fulfillment quản lý – bao gồm dữ liệu liên kết với hệ thống tổng và kế toán quốc tế – nên bất kỳ chỉnh sửa nào không báo trước đều có thể gây lỗi toàn hệ thống.

Tuyệt đối không xóa/chèn dòng ở giữa

Do file có liên kết công thức phức tạp và kết nối với các bảng khác, việc xóa dòng, chèn dòng ở giữa sẽ gây hỏng cấu trúc dữ liệu, mất liên kết và làm sai báo cáo vận hành.

Nếu cần thêm dòng, hãy luôn thêm ở dòng cuối cùng. Nếu cần thêm cột, hãy liên hệ trước với nhân sự Gia Hân Fulfillment hoặc thêm vào cuối cùng sau đó gửi báo cáo.

Giao tiếp thông qua cột Notes

Rất nhiều khách hàng bỏ qua cột này, trong khi đây chính là phương tiện giao tiếp ngắn gọn – chính xác – tiện lợi nhất với Gia Hân Fulfillment.

Những gì nên ghi vào cột Ghi chú bao gồm:

• Hình thức giao hàng mong muốn (COD, giữ tại bưu cục…)

• Trạng thái đơn (hoãn, hủy, khách hẹn lại…)

• Yêu cầu đóng gói đặc biệt

• Các lưu ý liên quan đến phí, đổi trả, gửi gấp…

Những lỗi phổ biến khi sử dụng bảng Google Sheets - và cách khắc phục

1. Nhập sai thông tin vận đơn

Nhiều người thường nhầm giữa địa chỉ nhận và địa chỉ người gửi, hoặc ghi sai số lượng hàng. Hãy kiểm tra kỹ trước khi nhập và đọc kỹ hướng dẫn sử dụng bảng Google Sheets - file vận hành.

2. Highlight tùy ý gây khó nhìn

Hạn chế dùng màu sắc tùy ý trong bảng. Gia Hân Fulfillment đã chuẩn hóa màu theo từng quyền hạn (cam – của Gia Hân, xanh ngọc – không điền). Highlight lung tung dễ gây rối mắt và ảnh hưởng đến thao tác xử lý của hệ thống.

3. Không upload hình ảnh sản phẩm

Việc không cung cấp hình ảnh sản phẩm sẽ khiến bên kho đóng gói sai hàng, gửi nhầm hoặc thiếu thông tin sản phẩm. Hãy đảm bảo cập nhật hình ảnh sau khi hàng đến kho quốc tế.

Lợi ích của việc tuân thủ đúng file vận hành chuẩn

• Tăng tốc xử lý đơn hàng: Khi dữ liệu đồng bộ, kho không cần hỏi lại khách – tiết kiệm thời gian.

• Giảm thiểu sai sót: Mọi thông tin đều có lưu trữ, dễ đối chiếu nếu phát sinh vấn đề.

• Tối ưu nhân sự: Không cần nhiều người kiểm tra lặp lại một nội dung.

• Gia tăng niềm tin và sự chuyên nghiệp: Một quy trình rõ ràng, thống nhất là nền tảng cho sự hợp tác bền vững.

Hy vọng với bài viết hướng dẫn sử dụng bảng Google Sheets - file vận hành, người tiêu dùng có thể hiểu và áp dụng chính xác cách nhập liệu, phối hợp vận hành với Gia Hân Fulfillment một cách hiệu quả. Việc tuân thủ các quy định khi sử dụng Google Sheets không chỉ giúp quý khách hàng tối ưu thời gian mà còn tăng độ chính xác, giúp các đơn hàng vận hành trơn tru hơn.