Lịch cut-off, đóng gói hàng hóa, update tracking và quy định vận chuyển nội địa

Việc tối ưu lịch cut-off, đóng gói hàng hóa, update tracking và quy định vận chuyển nội địa là yếu tố then chốt để đảm bảo đơn hàng được chuyển đi đúng thời gian, địa chỉ và theo đúng cam kết dịch vụ của Gia Hân Fulfillment. Bài viết này sẽ giúp người sử dụng dịch vụ hiểu rõ các quy định liên quan đến lịch cut-off, đóng gói hàng hóa, update tracking và quy định vận chuyển nội địa, từ đó phối hợp hiệu quả cùng Gia Hân Fulfillment để đảm bảo tỷ lệ giao thành công cao nhất.

Trách nhiệm của khách hàng trong quy trình vận hành và vận chuyển nội địa

Trong mô hình vận hành cùng Gia Hân Fulfillment, khách hàng đóng vai trò chủ động trong việc đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng. Để tránh xảy ra các lỗi phát sinh như trễ đóng hàng, sai địa chỉ giao, hoặc đơn hoàn về không cần thiết, khách hàng cần thực hiện đầy đủ các trách nhiệm sau:

1. Chủ động lên đơn hàng sớm ngay sau khi nhận được file vận hành

Ngay sau khi nhận được file Google Sheets từ Gia Hân Fulfillment, khách hàng cần bắt đầu triển khai lên vận đơn càng sớm càng tốt. Việc lên đơn sớm sẽ giúp Gia Hân có đủ thời gian kiểm tra, xử lý, đóng gói và điều phối vận chuyển, tránh tình trạng bị delay hoặc dồn đơn vào sát giờ cut-off.

2. Kiểm tra và định dạng địa chỉ theo đúng Format quy định

Khách hàng phải kiểm tra và tách địa chỉ từng đơn hàng đúng theo định dạng chuẩn đã được Gia Hân hướng dẫn. Mọi lỗi phát sinh do thiếu hoặc sai địa chỉ (bao gồm sai tên đường, số nhà, khu vực, thành phố hoặc mã bưu điện – Postal Code) sẽ không thuộc trách nhiệm xử lý của Gia Hân nếu đơn hàng bị hoàn trả.

Để hỗ trợ quy trình này, khách hàng có thể truy cập vào hệ thống kiểm tra địa chỉ của Gia Hân Fulfillment tại đường link riêng (sẽ được cung cấp) nhằm xác minh lại địa chỉ người mua trước khi nhập vào file. Lưu ý đặc biệt: mã bưu điện là yếu tố quan trọng cần kiểm tra kỹ trước khi xác nhận vận đơn.

Sau khi check địa chỉ người mua, khách hàng điền thông tin trên file vận hành theo đúng nội dung cột đã được quy định sẵn. Ví dụ:

Toàn bộ nội dung nhập vào file Google Sheets cần được điền chính xác theo từng cột đã quy định sẵn. Việc điền sai cấu trúc hoặc nhầm thông tin sang cột khác có thể gây chậm trễ hoặc sai lệch trong quy trình đóng hàng, dẫn đến rủi ro không cần thiết trong quá trình vận chuyển. 

3. Tuân thủ thời gian cut-off theo quy định của từng khách hàng

Thời gian cut-off không cố định và sẽ được điều chỉnh dựa trên tỷ lệ đơn và số lượng mã sản phẩm mà khách hàng gửi đi. Do đó, khách hàng cần thường xuyên theo dõi thời gian cut-off cụ thể của mình để đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng hạn.

Lưu ý đặc biệt:

• Các vận đơn được lên vào thứ Bảy (theo giờ Việt Nam) sẽ được xử lý và đóng hàng vào thứ Hai tuần kế tiếp.

• Việc không tuân thủ thời gian cut-off có thể khiến đơn hàng bị dời sang chu kỳ xử lý tiếp theo, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cuối cùng.

Việc thực hiện đầy đủ những trách nhiệm nêu trên không chỉ giúp đảm bảo tiến độ vận hành trơn tru, mà còn giảm thiểu tối đa lỗi phát sinh trong chuỗi giao nhận – đặc biệt quan trọng khi vận chuyển nội địa ở nhiều thị trường phức tạp về địa chỉ như Mỹ, Đức, Canada… Đồng thời, đây cũng là tiền đề để Gia Hân Fulfillment có thể đồng hành cùng khách hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

Thời gian cut-off và link website check địa chỉ từng thị trường

Gia Hân Fulfillment cung cấp các link kiểm tra địa chỉ tại từng thị trường để khách hàng dễ dàng xác minh thông tin người nhận. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh trong lịch cut-off, đóng gói hàng hóa, update tracking và quy định vận chuyển nội địa. Cụ thể thời gian cut off và link website check địa chỉ từng thị trường như sau:

Những lưu ý quan trọng khi gửi hàng nội địa và xử lý hàng

Mức giá vận chuyển và điều kiện áp dụng

Trong quá trình vận chuyển nội địa, Gia Hân Fulfillment áp dụng mức giá vận chuyển đồng giá cho phần lớn khu vực trong từng thị trường. Mức giá này áp dụng cho những đơn hàng có trọng lượng thực tế hoặc quy đổi tương đương từ 1–5kg/đơn. Tuy nhiên, mức giá có thể thay đổi tùy theo loại hàng hóa, trọng lượng đặc biệt hoặc địa chỉ nhận tại khu vực biển đảo. Với các trường hợp đặc biệt, Gia Hân Holdings sẽ chủ động thông báo đến khách hàng trước khi tiến hành vận chuyển.

Hướng dẫn điền thông tin trên file vận hành

Để quy trình vận hành được trơn tru, khách hàng cần lưu ý các nguyên tắc sau khi điền file Google Sheets:

• Với đơn đã chốt đi hàng, cần chọn đúng loại hình ship nội địa tương ứng trong cột ‘Hình thức ship nội địa’.

• Với đơn chưa chốt đi hàng, ghi chú “HOLD” trong cột ‘Ghi chú vận đơn’ để Gia Hân Fulfillment biết chưa cần xử lý.

• Với đơn không đóng gói từ kho Gia Hân Fulfillment, không cần điền số lượng sản phẩm trong file.

• Tên người mua hàng cần khớp chính xác với tên ID cá nhân tại quốc gia sở tại – tuyệt đối không dùng biệt danh hoặc tên mạng xã hội. Nếu giao không thành công, bưu tá sẽ để hàng ở hộp thư, trước cửa hoặc mang về bưu cục. Trong trường hợp không có chỗ an toàn, người nhận phải đến bưu cục nhận lại.

Nếu người tiêu dùng sử dụng dịch vụ có ký nhận, vui lòng ghi rõ hình thức này trong cột ‘Hình thức vận chuyển nội địa’. Lúc đó, bưu tá sẽ giao tận tay và bên nhận phải xuất trình ID để được nhận hàng.

Lưu ý đặc biệt khi gửi và nhận hàng tại Đức (DEU)

1. Về hàng gửi đi từ kho tại Việt Nam:

• Lịch tracking và gửi hàng đi thường diễn ra trong 1–3 ngày, tính theo giờ Việt Nam. Lưu ý giờ Đức chậm hơn Việt Nam 6 tiếng.

• Tên người nhận trên vận đơn phải trùng khớp với tên in trên chuông cửa và hộp thư tại Đức. Đây là điều kiện bắt buộc để bưu tá xác định đúng địa chỉ, đảm bảo hàng được giao đúng người và tránh tình trạng hoàn về.

• Trong trường hợp địa chỉ người nhận không rõ ràng hoặc không xác minh được, đơn hàng sẽ bị hoàn trả ngay lập tức về người gửi.

• Các đơn lưu tại bưu cục ở Đức sẽ được lưu từ 1–7 ngày tùy từng vùng/quốc gia cụ thể.

• Đơn hàng gửi hàng xóm chỉ được thực hiện nếu người nhận đã đăng ký trước người đại diện mặc định với đơn vị vận chuyển.

• Tại Đức, một cá nhân không được gửi hoặc nhận quá 100 đơn hàng/tháng. Quy định này nhằm tránh vi phạm luật thương mại và thuế quan.

2. Về hàng hoàn về kho Gia Hân tại Đức:

• Như đã nêu, một người chỉ được xử lý tối đa 100 đơn hàng/tháng tại Đức. Do đó, trước khi hàng hoàn quay lại kho, người gửi cần liên hệ trước với Gia Hân Fulfillment để được cung cấp thông tin chuông cửa chính xác tại kho Đức.

• Người gửi cần cung cấp mã đơn hàng và mã tracking hoàn về để Gia Hân theo dõi tình trạng vận chuyển và hỗ trợ nhận hàng tại bưu cục.

• Trường hợp khách hàng tự ý hoàn hàng mà không báo trước, nếu tracking hiển thị trạng thái “lưu bưu cục”, người gửi cần gửi email đến bưu điện (post) để lấy chính xác địa chỉ bưu cục – từ đó kho mới có thể đến nhận hàng hoàn về đúng thời gian quy định.

Những lưu ý trên sẽ giúp khách hàng tối ưu hiệu quả trong toàn bộ lịch cut-off, đóng gói hàng hóa, update tracking và quy định vận chuyển nội địa, hạn chế mất mát và tăng tỷ lệ nhận hàng thành công.

Trách nhiệm của Gia Hân Fulfillment

Gia Hân Fulfillment giữ vai trò trung tâm trong việc điều phối, xử lý và tối ưu hóa lịch cut-off, đóng gói hàng hóa, update tracking và quy định vận chuyển nội địa cho mọi đơn hàng từ khách hàng. Trách nhiệm cụ thể được quy định như sau:

1. Xử lý đơn hàng theo cut-off

Gia Hân Fulfillment sẽ tiến hành đóng gói và xử lý các đơn hàng dựa trên file vận hành, cụ thể là các dòng đơn trên sheet “Vận đơn”. Hệ thống xử lý của Gia Hân đảm bảo các đơn sẽ được thực hiện đúng theo lịch cut-off, giúp đảm bảo đúng tiến độ giao hàng như cam kết.

2. Cập nhật tracking và lựa chọn đơn vị vận chuyển nội địa

Tracking đơn hàng sẽ được cập nhật ngay sau khi kết thúc phiên đóng hàng trong ngày, chậm nhất là sáng hôm sau. Tất cả quá trình update tracking đều minh bạch, người gửi có thể theo dõi tình trạng kiện hàng thông qua hệ thống.

Gia Hân sử dụng linh hoạt nhiều đơn vị vận chuyển nội địa tại từng thị trường khác nhau, trong đó có các tài khoản doanh nghiệp đã ký kết với các nhà vận chuyển nhằm:

• Giảm chi phí vận chuyển cho người sử dụng dịch vụ.

• Rút ngắn thời gian vận chuyển.

• Đảm bảo bảo hiểm và chính sách giao nhận minh bạch.

3. Các hình thức ship nội địa

Gia Hân Fulfillment cung cấp nhiều hình thức vận chuyển để khách hàng lựa chọn, bao gồm:

Khách hàng nên chọn hình thức vận chuyển phù hợp với từng thị trường và yêu cầu của người nhận như:

• Giao tiêu chuẩn (để hàng trước cửa).

• Giao có ký nhận (người nhận phải xuất trình ID).

• Giao hàng tiết kiệm hoặc giao nhanh (tùy nhu cầu cụ thể).

Tất cả các hình thức đều nằm trong quy trình tối ưu lịch cut-off, đóng gói hàng hóa, update tracking và quy định vận chuyển nội địa mà Gia Hân đã chuẩn hóa.

Việc nắm vững lịch cut-off, đóng gói hàng hóa, update tracking và quy định vận chuyển nội địa không chỉ giúp người gửi tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn hạn chế tối đa sai sót trong quá trình vận hành. Với hệ thống hỗ trợ từ Gia Hân Fulfillment, người sử dụng dịch vụ hoàn toàn có thể yên tâm vận hành đơn hàng trên nhiều thị trường mà vẫn giữ được tỷ lệ thành công cao.