Quy trình bút toán - thanh toán cần nắm rõ

Các hoạt động vận hành trong lĩnh vực logistics tại Gia Hân Fulfillment, bút toán - thanh toán là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Sai sót nhỏ trong khâu này có thể dẫn đến tình trạng tiền không được ghi nhận đúng, đơn hàng bị trì hoãn hoặc nghiêm trọng hơn là bút toán vô chủ, khó truy vết. Bài viết này sẽ giúp người gửi hàng hiểu rõ vai trò và quy trình bút toán - thanh toán, từ đó phối hợp hiệu quả với Gia Hân Fulfillment trong việc xử lý các khoản giao dịch liên quan đến đơn hàng quốc tế.

Trách nhiệm của khách hàng trong quy trình bút toán - thanh toán

Khi thực hiện bất kỳ giao dịch nào, khách hàng cần nhận thức rõ trách nhiệm trong việc điền thông tin bút toán - thanh toán. Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch mà còn tạo điều kiện thuận lợi để bộ phận kế toán quốc tế xử lý nhanh chóng, tránh việc tiền về trễ hoặc không rõ nguồn gốc.

1. Điền đầy đủ thông tin vào phần "BÚT TOÁN - KHÁCH ĐIỀN"

Phần bút toán - thanh toán trên file Google Sheets là nơi khách hàng cung cấp toàn bộ thông tin liên quan đến giao dịch. Dưới đây là những nội dung bắt buộc:

• Hình thức thanh toán: Có thể là chuyển khoản ngân hàng, e-transfer, PayPal hoặc các cổng thanh toán điện tử quốc tế khác.

• Ngày thanh toán: Ngày mà người mua thực hiện giao dịch.

• Tên người chuyển khoản: Tên đúng như trong tài khoản ngân hàng hoặc email sử dụng để e-transfer.

• Số tiền (Amount): Cần chính xác đến từng cent.

• Link ảnh giao dịch: Có thể chụp màn hình giao dịch qua Lightshot hoặc tải ảnh lên Google Drive và chia sẻ link.

Ngoài ra, khách có thể điền thêm nội dung bổ sung nếu cảm thấy cần thiết để giúp quá trình đối chiếu dễ dàng hơn.

2. Lưu ý đặc biệt với khách thanh toán qua e-transfer

Trong trường hợp thanh toán qua e-transfer, để đảm bảo bảo mật và dễ truy vết:

• Chỉ cung cấp email chuyển tiền, tuyệt đối không cung cấp số điện thoại hoặc tên công ty.

• Không ghi nội dung chuyển khoản, vì nội dung này có thể gây nhầm lẫn trong quá trình đối chiếu và xác minh bút toán - thanh toán.

Đây là quy định bắt buộc nhằm giúp Gia Hân Fulfillment dễ dàng tổng hợp và xác nhận bút toán cho từng đơn hàng một cách chính xác và nhanh chóng.

3. Phối hợp khi có sai sót bút toán

Trong một số trường hợp, bút toán - thanh toán bị điền sai tên người chuyển, sai số tiền hoặc sai link ảnh. Khi đó, khách hàng cần chủ động phối hợp với Gia Hân Fulfillment để xác minh lại thông tin. Việc này không chỉ giúp đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng mà còn góp phần tránh tồn đọng các khoản tiền "vô danh" kéo dài nhiều tuần.

4. Cập nhật thông tin bút toán sớm

Người mua nên điền bút toán - thanh toán ngay sau khi hoàn tất chuyển khoản để đội ngũ kế toán có thể xác nhận và xử lý đơn hàng kịp thời. Việc cập nhật sớm giúp tiền không bị delay và đảm bảo tiến độ giao hàng đúng cam kết.

Trách nhiệm của Gia Hân Fulfillment trong việc xử lý bút toán - thanh toán

Bên cạnh trách nhiệm của khách hàng, Gia Hân Fulfillment cũng giữ vai trò chủ động và chặt chẽ trong việc tiếp nhận, đối chiếu và xác nhận bút toán - thanh toán từ phía người mua.

1. Quy trình xử lý bút toán của Gia Hân Fulfillment

Ngay khi nhận được bút toán - thanh toán từ khách, Gia Hân Fulfillment sẽ tiến hành các bước:

• Đối chiếu với danh sách khách hàng hiện tại để xác định bút toán thuộc về đơn hàng nào.

• Xác nhận bút toán lên Google Sheets, cập nhật trạng thái tương ứng để người mua tiện theo dõi.

• Tổng kết dữ liệu phục vụ cho quyết toán hàng tuần, đảm bảo mọi giao dịch đều rõ ràng, minh bạch và khớp số liệu.

2. Xử lý trường hợp không xác định được bút toán

Trong trường hợp bút toán - thanh toán không rõ ràng (thiếu tên, thiếu link ảnh, thiếu số tiền…), Gia Hân Fulfillment sẽ chủ động liên hệ với khách để nhờ xác minh.

Tuy nhiên, để quá trình này không kéo dài, khách hàng cần:

• Thường xuyên kiểm tra thông tin đã điền để đảm bảo không thiếu sót.

• Hỗ trợ trả lời nhanh chóng khi được liên hệ, đặc biệt trong trường hợp có nhiều đơn hàng trùng thời gian chuyển khoản.

3. Trả trạng thái bút toán theo giờ làm việc quốc tế

Trạng thái bút toán - thanh toán sẽ được cập nhật vào file của khách theo giờ làm việc của kế toán quốc tế tại nước sở tại. Người mua hàng cần lưu ý múi giờ và tránh thúc giục ngoài giờ hành chính, đặc biệt là cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ quốc tế.

Bút toán - thanh toán là “mắt xích” quan trọng giúp mọi giao dịch được ghi nhận minh bạch và kịp thời. Cả khách hàng và Gia Hân Fulfillment đều có trách nhiệm trong việc thực hiện đúng quy trình, đảm bảo không để xảy ra sai sót, trì trệ hoặc tồn đọng không rõ nguyên nhân. Việc hiểu rõ, phối hợp nhịp nhàng và cập nhật thông tin chính xác sẽ giúp hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bên.